WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG NOTARIALNYCH – ogólne wskazówki

WIZYTA U NOTARIUSZA

UWAGA! Informacje zaprezentowane poniżej to jedynie ogólne wytyczne. Zastosowanie się do nich pomoże klientowi zaoszczędzić czas i i uniknąć niepotrzebnych wydatków. Niniejsze wytyczne należy czytać w powiązaniu z wytycznymi na stronie – WYNAGRODZENIE NOTARIUSZA.

1. CZYNNOŚĆ NOTARIALNA TO COŚ WIĘCEJ NIŻ TYLKO PRZYSTAWIANIE PIECZĄTKI: Zgodnie z międzynarodowymi wymogami od notariusza wymaga się wysokiego standardu usługi – nie tylko w stosunku do klientów, ale również w stosunku do transakcji, a także innych stron, instytucji rządowych lub urzędów innych państw. Dzieje się tak, ponieważ osoby trzecie spodziewają się, że: (1) notariusz zapewni zgodność ze wszystkimi wymogami w Anglii i Walii oraz za granicą, niezależnie od tego, czy otrzyma wyraźną dyspozycję w tym zakresie, czy też nie, oraz że (2) mogą polegać na rejestrze i archiwach notariusza. Notariusz ma obowiązek dołożenia wszelkich starań, aby zminimalizować ryzyko popełnienia pomyłki, przeoczenia istotnych elementów, dokonania niepotrzebnych zmian, popełnienia przestępstwa, fałszerstwa, prania brudnych pieniędzy itp.

2. SPOTKANIE/PODPIS/ PIECZĘĆ: Nie przyjmujemy klientów bez wstępnie umówionego spotkania. Prosimy o kontakt z recepcją celem umówienia spotkania. Klient powinien złożyć podpis na dokumencie w obecności notariusza. Nie należy składać podpisu na dokumencie/tach przed wizytą u notariusza.

3. WZORY DOKUMENTÓW POWINNY BYĆ PRZESŁANE NOTARIUSZOWI PRZED WIZYTĄ: Aby zaoszczędzić czas i koszty oraz aby uniknąć błędów, warto przesłać notariuszowi przed umówioną wizytą faksem albo pocztą elektroniczną projekty oraz/ lub kopie następujących dokumentów:

3.1 dokumentów do sporządzenia aktu notarialnego czy poświadczenia podpisu

3.2 pism przewodnich lub instrukcji z kraju, do którego dokumenty mają być wysłane

3.3 dokumentów tożsamości (zob. pkt 5)

4. DOKUMENTY DO PRZYGOTOWANIA PRZEZ KANCELARIĘ: Sfinalizowanie transakcji może wymagać kilku wizyt, zwłaszcza jeżeli akty notarialne mają być sporządzone na podstawie wzorów dostarczonych przez klienta.

5. POTWIERDZENIE TOŻSAMOŚCI: Klienci proszeni są o okazanie formalnych dokumentów tożsamości zarówno (a) na wstępnym spotkaniu, jak również (b) w momencie podpisywania dokumentów.

5.1 Dokumenty potwierdzające (1) aktualne (stałe) miejsce zamieszkania i (2) czasowe miejsce zamieszkania lub adres korespondencyjny wyszczególnione w dokumentach do poświadczenia notarialnego – np. rachunki za gaz, elektryczność, telefon stacjonarny, council tax bill, wyciągi bankowe itp.

5.2 Aktualny paszport (z podpisem posiadacza)

5.3 Aktualne prawo jazdy, dowód osobisty, karta identyfikacyjna itp.

5.4 Inne dokumenty tożsamości wyszczególnione w samych dokumentach

5.5 Jeśli zdjęcie na dokumentach opisanych powyżej opisane dokumenty nie jest dobre jakościowo, klient musi przedłożyć jedno aktualne zdjęcie formatu paszportowego do ewidencji notariusza.

W wyjątkowych przypadkach do potwierdzenia tożsamości klienta nieposiadającego właściwego dokumentu tożsamości wystarczy poręczenie wiarygodnej osoby znanej notariuszowi i klientowi.

6. DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE BRZMIENIE IMIENIA I NAZWISKA: Klient powinien również okazać odpowiednie zaświadczenia dotyczące brzmienia imienia i nazwiska (zwłaszcza w przypadku zmian w nazwiskach, ich zapisie lub kolejności), np.: akty urodzenia, chrztu, małżeństwa, rozwodu, dyplomy czy decyzja administracyjna w sprawie zmiany nazwiska).

7. PRZECIWDZIAŁANIE OSZUSTWOM: Notariusze muszą się zabezpieczyć przeciwko wzrastającemu trendowi oszustw polegających na (1) podszywaniu się pod inne osoby, (2) podrabianiu dokumentów, zaświadczeń, dyplomów, zdjęć czy podpisów, (3) podpisywaniu dokumentów przez osoby niemające do tego prawa itp.

8. NIEZALEŻNOŚĆ NOTARIUSZA ma nadrzędne znaczenie i leży w interesie wszystkich zainteresowanych stron. Obowiązek notarialny istnieje w stosunku do (1) klienta, (2) pozostałych stron, (3) osoby, która ma otrzymać dokument, (4) wszystkich, którzy będą polegać na dokumencie, przy czym notariusz ma bezwzględny obowiązek zachowania niezależności w stosunku do samej transakcji.

9. CIĄG DOWODÓW: Akt notarialny jest częścią prawa międzynarodowego/ ciągu dowodów. Musi być sporządzony w sposób rzetelny i skrupulatny – leży to zarówno w interesie samego klienta, jak i odbiorcy dokumentu.

10. BADANIE DOWODÓW: Notariusz ma obowiązek zbadania wszelkich przedstawionych mu dokumentów, takich jak (1) dokumenty do poświadczenia notarialnego oraz (2) dokumenty tożsamości każdego uczestnika, aby sprawdzić, czy są one autentyczne, aktualne, kompletne, rzetelne i czy nie wprowadzono do nich żadnych nieuprawnionych zmian.

11. NIEPEŁNE/ BEZSKUTECZNE DOKUMENTY: Na notariuszu ciąży obowiązek sprawdzenia, czy każdy dokument jest właściwy do danej sytuacji. Niestety, duża liczba dokumentów przedstawionych jako gotowe do podpisu jest wadliwa/ / obarczona brakami/ nieadekwatna do wymaganych celów. Zdarza się to nawet wtedy, gdy dokumenty zostały przygotowane przez profesjonalnych doradców/ przedstawicieli, którzy być może działali w pośpiechu lub też (co nie jest wykluczone) nie są na bieżąco z obecną praktyką notarialną, procedurą czy ciągle rozwijającym się prawem.

12. TŁUMACZENIA PISEMNE: (1) Przed podpisaniem dokumentów lub po ich podpisaniu może być wymagane oficjalne/urzędowe tłumaczenie, jeżeli zostały one sporządzone w języku, który nie jest nam znany. (2) Nasza kancelaria może udzielić pomocy klientom w celu zorganizowania profesjonalnego tłumaczenia z języków i na języki, którymi nie władamy. (3) Zagraniczne dokumenty sporządzone w językach, którymi nie władamy (w tym pisma przewodnie i instrukcje) winny być przetłumaczone na język angielski przed podpisaniem dokumentów. (4) Może okazać się, że wersja angielska będzie musiała zostać ponownie przetłumaczona na język oryginału po podpisaniu dokumentów. (5) Obowiązuje ogólna zasada, że nie należy polegać na nieoficjalnych lub amatorskich tłumaczeniach. (6) Profesjonalni tłumacze powinni dołączyć swoje imię, nazwisko, adres, informacje na temat posiadanych kwalifikacji i/albo doświadczenia zawodowego, a także własnoręcznie podpisane i opatrzone datą oświadczenie o następującej treści: Dokument B jest wiernym i pełnym tłumaczeniem dokumentu A, którego oryginał (lub wierna kopia) znajduje się w załączeniu. W przypadku braku takiego oświadczenia, tłumaczenie jest niepoświadczone, może być podejrzane, a nawet zgubne. Może także zostać odrzucone. (7) W zależności od okoliczności może zaistnieć potrzeba poświadczenia tłumaczenia w odpowiedniej formie. (8) Jako że powodzenie spraw klienta może zależeć od tych elementarnych zabezpieczeń, lepiej dmuchać na zimne niż później żałować.

13. TŁUMACZENIA USTNE: Jeżeli zaistnieje taka potrzeba, nasza kancelaria może udzielić wsparcia w zorganizowaniu profesjonalnego tłumacza na czas spotkania z klientem.

14. OSOBY PRAWNE: W przypadku osób prawnych, takich jak spółki kapitałowe, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki cywilne, towarzystwa, kluby itp., wymagania w zakresie czynności notarialnych powinny być omówione przed spotkaniem, osobiście lub telefonicznie z notariuszem, albo przynajmniej w zarysie z asystentem notariusza.

14.1. Wymagana jest weryfikacja zdolności prawnej do podpisu dokumentu przez przedstawicieli osoby prawnej oraz weryfikacja: (a) dokumentów założycielskich spółki, (b) dokumentów potwierdzających ciągłość działania osoby prawnej, (c) dokumentów potwierdzających, czy osoba prawna ma prawo do podjęcia transakcji opisanej w dokumencie, (d) zezwoleń organów spółki na zawarcie transakcji, (e) umocowań członków zarządu do występowania w imieniu spółki, składania podpisów itd. (f) dokumentów potwierdzających nominację na funkcję dyrektora/ sekretarza itp.

14.2 Może pojawić się konieczność obecności notariusza podczas zgromadzeń spółki, posiedzeń zarządu itd. Tego rodzaju zgromadzenia mogą być organizowane w naszej kancelarii, w siedzibie spółki lub w innym miejscu, w zależności od okoliczności.

15. ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRAWNA: Z zastrzeżeniem zapisów ogólnych wytycznych podanych powyżej, odpowiedzialność notariusza jest ograniczona do czynności notarialnych w zakresie poświadczania własnoręczności podpisów i czynności powiązanych, chyba że notariusz otrzymał wyraźne polecenie sporządzenia dokumentacji lub udzielenia porady dotyczącej dokumentacji w ustalonym czasie, będąc w posiadaniu odpowiednich danych.

16. ODWOŁANE SPOTKANIA etc: Rezerwujemy prawo do pobrania opłaty za spotknaie odwołane mniej niz 24 godziny prze terminem albo wcale nieodwołane. Nasz opłata bedzie stanowić 1/2 proponowanego końcowego honorarium.


wróć na górę strony