WARUNKI ANGAŻU – Przewodnik
WIZYTY U NOTARIUSZA
Wstępnie: Niniejszy tekst reprezentuje wstępne (raczej niż wyczerpujące) wskazówki. Liczymy na to, iż zastosowanie się do nich może zaoszczędzić klientowi czasu i i niepotrzebnych wydatków. Należy je przeczytać razem z tekstem na stronie – NOTARIALNY CZAS I HONORARIA.
1. NIE TYLKO PRZYSTAWIANIE PIECZĄTKI: Międzynarodowy obowiązek notariusza wymaga wysokiego standardu usługi i to nie tylko w stosunku do klientów, ale także w stosunku do tranzakcji, oraz również w stosunku do innych stron, organizacji rządowych oraz innych urzędów/instytucji w krajach docelowych. Dzieje się tak, ponieważ osoby trzecie spodziewają się oraz maja prawo: (1) przypuszczać, że notariusz zapewni zgodność ze wszystkimi wymaganiami w Anglii i Walii i za granicą - czy specjalnie o to zapytany czy nie (2) polegać na rejestrze i archiwach notariusza. Notariusz ma obowiazek dołożenia wszelkich starań przez cały czas, po to ażeby uniknąć pomyłek, niepotrzebnych zmian, fałszerstwa, prania brudnych pieniędzy itp.
2. PODPIS/PIECZĘĆ: Podpis na dokumencie powinien zostać złożony w obecności notariusza. Klient nie powinien uprzedzać wypadków poprzez złożenie podpisu na dokumencie/tach przed wizytą u notariusza.
3. WZORY DOKUMENTÓW POWINNY BYĆ PRZESŁANE DO MNIE PRZED WIZYTĄ: Zoszczędzi czasu oraz pozwoli uniknąć błędów, jeśli klient czy jego doradcy prześlą do mnie przed spotkaniem faksem albo e-mailem wzory albo kopie:
3.1 dokumentów do sporządzenia aktu notarialnego czy poświadczenia podpisu
3.2 pismo albo instrukcje z kraju, do którego dokumenty zostaną wysłane
3.3 dokumenty tożsamości (zobacz dalej paragraf 5)
4. DOKUMENTY DO PRZYGOTOWANIA PRZEZ NAS: Jeśli jest wymagane aby akty notarialne zostały przygotowane przez nas z dostarczonych nam wzorów może być potrzebna więcej niz jedna wizyta.
5. TOŻSAMOŚĆ: Prosimy o przedstawienie formalnych dokumentów tożsamości zarówno (a) na wstępnym spotkaniu i (b) i w momencie podpisywania dokumentów:
5.1 Ważny dowód (1) obecnego stałego miejsca zamieszkania i (2) czasowego miejsca wyszczególnionego w dokumentach do notarialnego poświadczenia – np. rachunki za gaz, elektryczność, telefon stacjonarny, council tax, bank statement itp.
5.2 Obecny paszport (posiadający podpis)
5.3 Obecne prawo jazdy, dowód osobisty, security pass itp.
5.4 Inne dokumenty tożsamości wyszczególnione w samych dokumentach
5.5 Jeśli powyżej opisane dokumenty nie mają dobrego jakościowo zdjecia, klient musi okazać i pozostawić u mnie jedno aktualne zdjęcie formatu paszportowego
W niektórych przypadkach, jeśli klient nie posiada właściwego dokumentu tożsamości, będzie wystarczającym jeśli znana mnie i klientowi osoba poręczy tożsamość klienta.
6. UDOWODNIENIE IMION I NAZWISK: Klient powinien okazać odpowiednie zaświadczenia w związku z imionami i nazwiskami (specjalnie w przypadkach gdy nastąpiły zmiany w nazwiskach, literowaniu czy kolejności imion i nazwisk) np: akty urodzenia, chrztu, małżeństwa, rozwodu, dyplomy czy akty zmiany nazwiska).
7. FAŁSZERSTWO: Notariusze muszą się zabezpieczyć przeciwko wzrastającemu trendowi (1) impersonifikacji, (2) fałszerstwa dokumentów/zaświadczeń/dyplomów, zdjęć czy podpisów, (3) podpisywania dokumentów przez osoby nie mające do tego prawa itp.
8. NIEZALEŻNOŚĆ NOTARIUSZA w interesie wszystkich, jest najważniejsza. Obowiązek notarialny istnieje w stosunku do (1) klienta, (2) innych stron, (3) osoby, która otrzyma dokument, (4) wszystkich, którzy będą polegać na dokumencie z bezwzględnym obowiązkiem niezależności w stosunku do samej tranzakcji.
9. ŁAŃCUCH EWIDENCJI: Notaryzacja jest częścią międzynarodowego prawa/łańcucha ewidencji i musi być skrupulatnie przeprowadzona oraz budzić zaufanie – jest to i w interesie samego klienta i w interesie odbiorcy dokumentu.
10. SPRAWDZANIE EWIDENCJI: Notariusz musi zbadać wszelką mu przedstawioną dokumentację, celem sprawdzenia czy jest ona oryginałem, prawdziwa, ważna, kompletna, dokładna i nie podrobiona – tzn. (1) dokumenty do notaryzacji, (2) dokumenty tożsamości każdej osoby.
11. NIEDOKOŃCZONE CZY BEZSKUTECZNE DOKUMENTY: Obowiązek sprawdzenia czy każdy dokument jest właściwy do danej sytuacji ciąży na notariuszu. Niestety, duża ilość dokumentów przedstawionych jako gotowe do podpisu jest defektywna/ niedokończona/ nieadekwatna. Zdarza się to nawet wtedy, gdy dokumenty te zostały przygotowane przez profesjonalne osoby, które zrobiły to w pośpiechu albo (co nie jest wykluczone) nie są na bieżąco z obecną notarialną praktyką, procedurą czy ciągle rozwijającym się prawem.
12. TŁUMACZENIA PISEMNE: (1) W odpowiednich przypadkach, oficjalne/urzędowe tłumaczenie może byc wymagane albo przed albo po podpisaniu dokumentów. (2) Możemy zazwyczaj zorganizować wymagane tłumaczenia z języków i na języki, którymi nie władamy w naszej kancelarii.(3) Zagraniczne dokumenty w językach którymi nie władamy (włączając w to pisma, instrukcje itp) winny byc przetłumaczone na angielski przed podpisaniem dokumentów. (4) Angielska wersja może być po podpisaniu ponownie wymagana do przetłumaczeniu na język oryginalny. (5) Jako generalna zasada, nie należy polegać na nieformalnym czy amatorskim tłumaczeniu. (6) Profesjonalni tłumacze powinni dołączyć swoje imię, nazwisko, adres, kwalifikacje i/albo doświadczenie zawodowe oraz także własne podpisane i zadatowane oświadczenie o treści: Dokument B jest wiernym i pełnym tłumaczeniem dokumentu A, oryginał (albo wierna kopia) którego to dokumentu jest załączona. W przypadku braku tego, tłumaczenie jest nieudowodnione, może być podejrzane i nawet zgubne - oraz odrzucone. (7) Zaprzysiężenie tłumaczeń w odpowiedniej formie może być wymagane w zależności od okoliczności. (8) Jako, że powodzenie spraw klienta mogą zależeć od tych elementarnych zabezpieczeń, lepiej być od razu zabezpieczonym niż później żałować.
13. USTNY TŁUMACZ: Gdyby zaistniała potrzeba umówienia obecności kompetentnego profesjonalnego tłumacza w czasie spotkania z klientem to odbyło by sie w to sposób podobny do powyżej opisanego.
14. OSOBY PRAWNE: W przypadku osób prawnych takich jak, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki cywilne, towarzystwa, kluby itp, wymagania notariusza powinny być omówione zawczasu przed spotkaniem, albo osobiście albo telefonicznie z notariuszem albo przynajmniej w zarysie z asystentem notariusza.
14.1. Weryfikacja zdolności prawnej do podpisu dokumentu przez przedstawicieli osoby prawnej będzie wymagana, włączając w to dowody: (a) dokumentów założycielskich (b) dokumentów o ciągłości osoby prawnej, (c) czy osoba prawna ma prawo do podjęcia tranzakcji opisanej w dokumencie, (d) autoryzacji obecnej tranzakcji, (e) którzy członkowie zarządu mogą złożyc podpisy i pieczęć itp, (f) nominacji na dyrektorów/ sekretarza itp.
14.2 Obecność notariusza może być od czasu do czasu wymagana na zgromadzeniach spółki czy zarządu itd. Tego typu zgromadzenia mogą być zaaranżowane w mojej kancelarii albo w siedzibie spółki albo też w innym miejscu, w zależności od okoliczności.
15. ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRAWNA: Z uwzględnieniem powyższego ogólnego przewodnika, moja odpowiedzialność prawna jest ograniczona do notarialnych formalności poświadczenia podpisu i właściwych spraw incydentalnych, chyba że jestem specjalnie poinstruowany, ażeby przygotować dokumenatcję czy doradzić w sprawie dokumentacji w usatlonym czasie i będąc w posiadaniu adekwatnych danych.